El Sistema de Aseguramiento Interno de la Calidad, se refiere al conjunto de políticas, procesos, prácticas y mecanismos que se establecen por una institución para garantizar la calidad de sus programas académicos y servicios educativos; lo anterior, mediante la implementación de procesos de planificación, evaluación, seguimiento y mejora continua en concordancia con los lineamientos y requisitos establecidos por la normatividad del Sector. El SAI forma parte, junto con el SAE (Sistema de Aseguramiento Externo de la Calidad), de los subsistemas del Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior en Colombia – SINACES.
Con base en el marco normativo (Artículo 2.5.3.2.3.1.4 Cultura de la autoevaluación, Decreto 1330 de 2019) y al concepto sobre “Sistema de Gestión” planteado por la Organización de Estándares Internacionales -ISO, la Corporación de Estudios Tecnológicos del Norte del Valle, visionándolo como la expresión de una cultura institucional de excelencia y alto
desempeño, apropia su Sistema de Aseguramiento Interno de la calidad -SAI como:
“El conjunto de elementos que interactúan para diseñar y establecer políticas, objetivos, procesos y mecanismos, para asegurar la calidad de la institución y de los programas, contextualizados en la autorregulación, autoevaluación y mejoramiento continuo, en armonización con los sistemas de gestión existentes y los subsistemas de Calidad e información de la Educación Superior”.
De esta manera el SAI considera:
- La sistematización, gestión y uso de la información necesaria para poder proponer e implementar medidas de mejoramiento, teniendo en cuenta la información registrada en los sistemas de información de la educación superior.
- Mecanismos para evidenciar la evolución del cumplimiento de las condiciones de calidad de los resultados académicos.
- Mecanismos que recojan la apreciación de la comunidad académica y de los diferentes grupos de interés con el fin de contribuir al proceso.
- La articulación de los programas de mejoramiento con la planeación y el presupuesto general de la institución.
- Mecanismos que permitan procesos continuos de autoevaluación y autorregulación que se reflejen en informes periódicos fijados en consideración con la duración de los programas objeto de registro calificado.
Para su gestión, el SAI de la Corporación está subordinado a la Vicerrectoría Académica y es liderado por la Dirección de Aseguramiento Interno de la Calidad, con el apoyo del Comité de Calidad Institucional, que cuenta con representatividad de todos los procesos institucionales incluyendo los estratégicos, misionales y los de apoyo.
Para el logro de los resultados previstos, el Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad de la Corporación de Estudios Tecnológicos del Norte del Valle, se sustenta en los siguientes principios.
Enfoque a los estudiantes y otros beneficiarios
El enfoque principal del SAI es cumplir con los requisitos del estudiante y otros beneficiarios y superar sus expectativas. Las organizaciones educativas deberían involucrar activamente a los estudiantes en su propio aprendizaje, teniendo en cuenta las necesidades de la comunidad, la visión y misión de la organización educativa y los objetivos y resultados de los cursos. El éxito sostenido se logra cuando una organización educativa puede abordar los requisitos de cada estudiante, mientras que al mismo tiempo atrae y conserva la confianza de otros beneficiarios como empleadores, padres y el gobierno. Las organizaciones exitosas trabajan para asegurar que cada estudiante alcanza su máximo potencial. Cada actividad realizada con una organización educativa brinda la oportunidad de crear más valor para los estudiantes y los otros beneficiarios. Comprender las necesidades actuales y futuras de los estudiantes y otros beneficiarios contribuye a la sostenibilidad del éxito de la organización.
Liderazgo visionario
El liderazgo visionario es involucrar a todos los estudiantes y otros beneficiarios en la creación, redacción e implementación de la misión, visión y objetivos de la organización. La creación de unidad y propósito y la dirección y el compromiso de las personas permiten que una organización alinee sus estrategias, políticas, procesos y recursos para lograr sus objetivos. La participación de los estudiantes y otros beneficiarios en el liderazgo aseguran un enfoque continuo en sus necesidades y evita una desconexión entre las personas comprometidas con la organización y aquellos a quienes sirven.
Compromiso de las personas o colaboradores
Es esencial para la institución que todas las personas involucradas sean competentes, empoderadas y comprometidas para proporcionar valor. Para administrar una organización de manera eficaz y eficiente, es importante respetar e involucrar a todas las personas en todos los niveles. El reconocimiento, el empoderamiento y la mejora de la competencia facilita el compromiso del personal para lograr los objetivos de la institución.
Enfoque a procesos
Resultados consistentes y predecibles se logran de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades son entendidas y gestionadas como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente, incluyendo entradas y salidas. El SAI consiste en la interrelación de procesos. Entendiéndose que los resultados producidos por este sistema permiten a una organización optimizar el sistema y su rendimiento.
Mejora
Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en la mejora. La mejora es esencial para que una organización mantenga los niveles actuales de rendimiento, para reaccionar ante los cambios en sus condiciones internas y externas y para crear nuevas oportunidades.
Toma de decisiones basada en la evidencia
Las decisiones y los planes de estudio basados en el análisis y evaluación de datos e información son más propensos a producir los resultados deseados. La toma de decisiones puede ser un proceso complejo y siempre implica algo de incertidumbre. Involucra múltiples tipos y fuentes de entradas, así como su interpretación, que puede ser subjetiva. Es importante para comprender las relaciones de causa y efecto y las posibles consecuencias involuntarias. Hechos, evidencia y el análisis de datos conducen a una mayor objetividad y confianza en la toma de decisiones. En particular, las decisiones sobre qué hechos enseñar tienen consecuencias duraderas para los estudiantes y la sociedad.
Gestión de las relaciones
Para un éxito sostenido, las instituciones gestionan sus relaciones con las partes interesadas. Las partes interesadas relevantes influyen en el desempeño de una organización. El éxito sostenido es más probable que se logre cuando la organización gestiona las relaciones con todas sus partes interesadas para optimizar el impacto en su rendimiento. La gestión de relaciones con sus proveedores y las redes de socios es de particular importancia.
Responsabilidad social
Las instituciones socialmente responsables son sostenibles y aseguran el éxito a largo plazo. Basado en la definición de responsabilidad social en la Norma ISO 26000, una institución educativa es responsable por los impactos de sus decisiones y actividades en la sociedad, la economía y el medio ambiente, a través de la transparencia y comportamiento ético que: contribuye al desarrollo sostenible, incluida la educación de calidad para todos, la salud y la seguridad, así como el bienestar de la sociedad; tiene en cuenta la expectativa de las partes interesadas; cumple con la ley aplicable y es coherente con las normas internacionales de comportamiento; está integrado en toda la organización y las prácticas en su relación.
Accesibilidad y equidad
Las instituciones exitosas son inclusivas, flexibles, transparentes y responsables, para abordar las necesidades individuales, especiales, intereses, habilidades y origen de los estudiantes. Las organizaciones educativas deben garantizar que el grupo de personas más amplio posible tenga acceso a sus productos y servicios educativos, sujetos a sus limitaciones y recursos. También necesitan garantizar que todos los estudiantes puedan usar y beneficiarse de esos productos y servicios de manera equitativa.
Conducta ética en educación
La conducta ética se relaciona con la capacidad de la organización para crear un ambiente profesional ético donde todas las partes interesadas son tratadas de manera equitativa, se evitan conflictos de intereses y las actividades son llevadas a cabo en beneficio de la sociedad. Para un éxito sostenido, las organizaciones deben proyectar una imagen de integridad (honestidad y equidad) al tratar con todas las partes interesadas. El personal de la organización debería mantenerse en los más altos estándares de profesionalismo en todos sus tratos.
Seguridad y protección de datos
La institución crea un ambiente donde todas las partes interesadas pueden interactuar con la organización con plena confianza en que mantienen el control sobre el uso de sus propios datos, y que la institución tratará sus datos con el cuidado y la confidencialidad adecuados. Las instituciones exitosas crearán confianza al garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de datos mediante la identificación de amenazas y vulnerabilidades de sus actividades, y establecer controles para prevenir y mitigar esas amenazas y vulnerabilidades.
Correlación de Principios del SAI con los principios Institucionales
La institución fundamenta su actuar en un principio básico: “Humanismo”, visto como la integración de los valores humanos, el cual deriva en la prevalencia del interés general sobre el particular, la ciencia y en los valores morales. Este principio se desagrega a su vez en ocho principios, sobre los cuales el SAI mantiene congruencia, como se detalla a continuación:
Como política de Aseguramiento de la Calidad, la institución define a través del Acuerdo de Consejo Académico 003 de 2022, el siguiente enunciado: “La Corporación de Estudios Tecnológicos del Norte del Valle declara su compromiso permanente con el aseguramiento de la calidad de los programas académicos e institucional, orientando sus procesos académico administrativos de manera que contribuyan a la excelencia académica, la satisfacción de los estudiantes y otros beneficiarios; en coherencia con el Proyecto Educativo, los lineamientos estratégicos de desarrollo y lo dispuesto por la normatividad del estado colombiano.”
Para la formulación y operacionalización de la política de aseguramiento interno de calidad se definen los siguientes roles y responsabilidades:
- La Alta Dirección será la responsable de contribuir a la toma de conciencia y de proveer los recursos necesarios para el desarrollo de la política de aseguramiento de la calidad.
- El Comité de Calidad Institucional, contando con el apoyo del proceso de Gestión de la Calidad, será el responsable de la promoción, seguimiento y actualización de la política de aseguramiento de la calidad.
- Los Líderes de Proceso serán los responsables de la incorporación de la política de aseguramiento de la calidad a las operaciones que dirigen y la toma de conciencia del equipo de trabajo.
Como parte de esta política se suscriben las siguientes directivas:
- Establecer el marco de actuación institucional en torno al aseguramiento de la calidad de los procesos, programas e institucional.
- Fomentar la cultura de la calidad sustentada en la evaluación, auto evaluación y mejoramiento de los procesos institucionales para asegurar los resultados satisfactorios y el desarrollo de la institución,
- Desarrollar las operaciones de manera armonizada con los sistemas de gestión institucionales, como marco sistémico de seguimiento, control y mejora en todos los procesos institucionales.
- Gestionar los riesgos y oportunidades en el contexto institucional, aportando valor para el logro de los resultados previstos.
- Propender por la gestión del conocimiento en todos los procesos como recurso fundamental para garantizar la continuidad de las operaciones del SAI en institucionales.
- Promover la autoevaluación y el mejoramiento permanente de programas e institucional, en el marco del aseguramiento de las condiciones de calidad.
- Apoyar los procesos tendientes a la obtención y renovación de registros calificados de los programas académicos.
- Apoyar los procesos orientados a la acreditación de programas e institucional.
- Promover la satisfacción de los estudiantes y otros beneficiarios sustentada en la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos Académico – Administrativos.
- Rendir informes a la comunidad institucional y a la sociedad sobre el quehacer académico e institucional, en el marco de la transparencia y del buen gobierno.
- Cumplir la normatividad interna y externa vigente aplicable para la institución.
Esta Política está documentada y es comunicada a toda la comunidad por medio de carteleras, página web, sensibilizaciones, entre otros, de acuerdo con lo establecido en el manual de comunicaciones vigente.
Los objetivos para el aseguramiento de la calidad se adoptan a partir de lo definido en la Política de Autoevaluación, Autorregulación y de Mejoramiento asi:
- Contribuir al mejoramiento continuo de las actividades de la institución y al cumplimiento de sus propósitos mediante la reflexión de su realidad institucional, para generar acciones de mejoramiento que permitan materializar el Proyecto Educativo Institucional (PEI).
- Garantizar las condiciones de calidad para el funcionamiento y/o creación de programas académicos.
- Establecer el marco de actuación institucional en torno al aseguramiento de la calidad de los procesos, programas e institucional.
- Fomentar la cultura de la calidad sustentada en la evaluación, auto evaluación y mejoramiento de los procesos institucionales para asegurar los resultados satisfactorios y el desarrollo de la institución,
- Promover la autoevaluación y el mejoramiento permanente de programas e institucional, en el marco del aseguramiento de las condiciones de calidad.
- Apoyar los procesos tendientes a la obtención y renovación de registros calificados de los programas académicos.
- Apoyar los procesos orientados a la acreditación de programas e institucional.
- Promover la satisfacción de los estudiantes y otros beneficiarios sustentada en la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos Académico – Administrativos.
Con sustento en la normatividad y el concepto de Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad adoptado, la Institución plantea la estructura de este sistema según las directrices del Decreto 1330 de 2019 del MEN, también con base en el documento “Manual de uso del modelo de aseguramiento de la calidad 2014” y la Resolución 15224 de 2020 de este mismo ministerio, que aunque derogada (Resolución 2265 de 2023), funge como referente de estructuración y de criterios para el SAI.
De esta manera, para mantener la armonización del SAI con los sistemas de gestión existentes y proyectados por la Institución como el de Gestión de la Calidad, el de Seguridad y salud en el trabajo SG-SST, el de Gestión de Organizaciones Educativas SGOE, se define una estructura organizada por apartados, siguiendo el ciclo PHVA y la estructura de alto nivel de las norma ISO de referencia.
De esta manera, el SAI se organiza mediante la siguiente estructura sistémica:
Desde este enfoque, el SAI recibe como entradas el contexto institucional, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los requisitos de los estudiantes, considerando además los alcances como sistema. En la parte central del sistema, tiene lugar la transformación de estas entradas mediante la dinámica de los apartados de planificación, operación, evaluación del desempeño, mejora y liderazgo. De esta manera, como salidas, el sistema aporta como resultados la satisfacción de los estudiantes y otros beneficiarios en torno al servicio educativo y su aseguramiento de la calidad, el cumplimiento de los requisitos del Ministerio de Educación Nacional al respecto. Finalmente, el sistema se soporta mediante los componentes de apoyo, que lo incluyen: los recursos, competencia, toma de conciencia, comunicación y la información documentada.
El diseño anterior es homólogo a los momentos señalados para los sistemas Internos de aseguramiento de la calidad, dispuestos en el Artículo 31 de la Resolución 15224 de 2020 (Derogada mediante Resolución 2265 de 2023 del MEN), que al respecto señala que: este sistema debe prever los momentos de planeación, implementación, seguimiento, evaluación y mejoramiento de las labores académicas, formativas, docentes, culturales entre otras.
El Sistema de aseguramiento interno de la calidad de la Institución como se determina, responde desde sus componentes en todos los niveles al marco normativo del sector, como se detalla en las siguientes correlaciones:
Para su armonización, para el Sistema Interno de la Calidad _SAI, se mantiene el enfoque a procesos, al ser un marco común de trabajo para los sistemas de gestión; de esta manera, el SAI acoge los procesos preestablecidos en la institución mediante el Acuerdo de Consejo Directivo 008 – 2009 y Actualizados mediante la Resolución 041 – 2021. Estos procesos se organizan en alineación con los objetivos estratégicos institucionales, que incluyen:
- El Desarrollo Institucional, que contempla procesos estratégicos;
- La Gestión de la Educación, que abarca los procesos misionales;
- La Gestión Administrativa y Financiera, que agrupa los procesos de apoyo.
- La Gestión de Control, que de manera transversal conduce a la implementación de procesos de control, autocontrol y autorregulación.
Las entradas y salidas, al igual que las interacciones y las actividades de estos procesos se precisan en la documentación de su caracterización. Para asegurar la operación, disponibilidad y logro de resultados previstos de los procesos, la institución: asegura los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura; asigna las responsabilidades y autoridades para su gestión bajo la figura de líderes de proceso; mantiene el abordaje de riesgos y oportunidades; realiza evaluaciones a través de auditorías internas para su alineación y mejora continua; mantiene la información documentada respectiva.
Los procesos apropiados Institucionales y del SAI se detallan en el mapa de procesos ilustrado a continuación:
Entre los procesos estratégicos se incluye la Gestión Institucional, la Gestión de Calidad y la Gestión de Mercadeo; Los misionales se corresponden a los procesos de Formación, Investigación y Relación con el Sector Externo; Por su parte, los de apoyo están integrados por Talento Humano, Bienestar Institucional, Financiera, Gestión de Tic, Gestión Documental, Infraestructura Física y Medios Educativos.
La articulación de los procesos del SAI con los procesos del Modelo de Aseguramiento Interno de la calidad para las Instituciones de Educación Superior, planteado por el MEN (2014), se da a través de las actividades que forman parte de su planificación, como se presenta a continuación:
La Alta Dirección ha asignado responsables y autoridades para todos los roles relevantes en la institución, el SAI y sus procesos. Estos son comunicados a través de la combinación de la Estructura Organizacional y de los Manuales de Funciones definidos para cada uno de los cargos establecidos y controlados por el proceso de Talento Humano.
Con este propósito, se ha delegado la responsabilidad del SAI a la Alta Dirección, contando con el apoyo del Comité de Calidad Académica y de una Dirección de Aseguramiento Interno de la Calidad, a su vez, para cada proceso se ha definido como autoridades a los Líderes de proceso, lo anterior con el propósito de:
- Asegurar que el SAI es conforme con los requisitos aplicables.
- Asegurar que la política del Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad sea comprendida e implementada.
- Asegurar que los procesos del SAI entreguen los productos previstos.
- Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SAI y sobre las oportunidades de mejora.
- Garantizar la promoción de un enfoque a los estudiantes y otros beneficiarios en toda la institución.
- Asegurarse de que la integridad del SAI se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el.
- Gestionar las comunicaciones de la organización.
- Asegurarse de que todos los procesos de aprendizaje estén integrados, independientemente del método educativo de prestación.
- Controlar la información documentada.
- Gestionar los requisitos de los estudiantes con necesidades especiales.